Waarom als bedrijf eerst de markt raadplegen en een reisbureau of een TMC kiezen?
Het reisbudget van een bedrijf kan flink oplopen. In de dienstensector behoort het zelfs tot de top drie van de uitgavenposten. Dat houdt in dat er sinds jaren pogingen gedaan worden om het - als een investering - te optimaliseren. De aankoopdiensten van bedrijven werden gaandeweg de onderhandelaars met de reisbureaus en de travel management companies (TMCs) . Maar waarom is het best dat een bedrijf werkt met een reisbureau of een TMC?
De eerste reden is de reële besparing die het gevolg is van een reisbureau onder de arm te nemen. Het bedrijf opent een aanbesteding en laat de concurrentie tussen de diverse aanbieders vrij spel. Resultaat : de meest gunstige prijs. Doch door de jaren heen erodeert dat. De markt is even volwassen als rijp (“matuur”) geworden. De reisbureaus worden steeds meer gerobotiseerd. En de marges van de reisbureaus zijn flinterdun. Het is met andere woorden voor de koper van belang de drempel van het mogelijke of toelaatbare binnen de reisindustrie niet te doorbreken.
Toch blijft het inschakelen van een reisbureau voor ernstige besparingen zorgen. Het bedrijf kan een onderscheid maken tussen de aankoopprijs van vliegtickets en de verschillende prestaties van andere dienstverleners zoals hotels, autoverhuur, taxi’s, verzekeringen en maaltijden. Dat is te onderscheiden van de marge van het reisbureau , die – zoals gezegd- erg klein is. De prijs van vliegtuigtickets is de jongste jaren afgenomen en die daling zal wellicht nog een tijd doorgaan. En wie zich beperkt tot een kleinere reeks luchtverkeeraanbieders zal er meer zijn voordeel bij doen.
Er kan nog meer besparing voorzien worden door de perimeter van de onderhandelde prestaties te verbreden. Hoe? Door meer prestaties op te nemen in de onderhandelingen. En daarvoor beroep te kunnen doen op corporate tarieven. Dit gaat vooral op voor uitgavenposten die eerder tot het vrij beslissingsgebied van de zakenreiziger of de betroffen dienst van het aankopend bedrijf behoorden. Congressen, evenementen, incentives en vergaderingen zijn er een goed voorbeeld van. In een reeks bedrijven overtreffen de uitgaven voor dergelijke zaken de klassieke kosten van vliegtuigtickets of verplaatsingen. Wist je dat respectievelijk hotelkosten en maaltijden staan voor 35 en 30 % van de reiskosten? Andere posten zijn o.a. taxi’s en verzekeringen. Al deze uitgaven bijeenbrengen in één gestructureerde aankoopbeweging en – meer algemeen- het beheer van de mobiliteit van het bedrijf, biedt financiële voordelen. Het komt erop aan breder te kijken dan enkel naar de kosten van het lucht- of spoorverkeer.
Vervolgens is het aan boord nemen van een reisbureau of een TMC het middel bij uitstek om de interne regels qua reisbeleid niet enkel vlakker te maken, maar ook beter afdwingbaar. Een contract moeten naleven, kan makkelijk een besparing van 30 a 40% opleveren. Het personeel kan in dat geval niet louter autonoom (en bijgevolg redelijk prijzig) beslissen over hoeveel aan wat uitgegeven wordt. Er is een contractueel overeengekomen reisbeleid dat dient toegepast te worden. De zakenreiziger zal in dat geval het aanbod aanklikken dat de beste verhouding prijs / kwaliteit biedt volgens zijn of haar bedrijf.
En tenslotte is de versterking van processen en het naleven ervan een uitgelezen middel om bedrijven te beschermen tegen de sociale risico’s die kunnen optreden wanneer medewerkers naar risicozones gestuurd worden. De reiziger is immers beter geïnformeerd over gewoontes, risico’s en de belangrijkste nuttige contactadressen. Dat is het belang van de bestemmingsfiches die het reisbureau en de TMC aflevert. Het bedrijf weet wie op verplaatsing is en waar in regio’s waar een accident of een ramp kan gebeuren via de technologische middelen die geolocalisatie toelaten.
Kortom een bedrijf dat een beroep doet op een reisbureau of TMC beschermt zichzelf tegen financiële, veiligheids- en sociale risico’s. TMC’s , dat zijn professionelen die toegevoegde waarde leveren en expertise, innovatie en investeringen ten dienste stellen van hun klanten.